メールチェックってどうされていますか？
私つい先日まで、メールの処理にすごく時間が
かかってしまっていました。
どういう事かと言うと
別の仕事をしている時でも
時々メールボックスをチェックしてました。
メールが来ていたら、なるべく早く返そう！
と思っていたのですが
これはとても非効率な事だと気が付きました。
気が付くの遅すぎ！と言われそうですが・・・(笑)
メールを度々チェックすると
進行中の仕事の集中が途切れるというのもありますが
いくらチェックだけしても、
この件に関しては、返信に少し時間がかかりそうなので、
後でしようと思う事、これが曲者です。
これって、大した時間でもないように感じますが
トータルするとすごい時間の無駄なんです。
なぜなら、時間ができて返信するときに、
もう一度同じメールを読む事になるからです。
そしてメールを読むのも、まだ２回ならともかく、
３～４回と読んで
「あ～、そろそろこれにも返答しないと・・・」
みたいになると、もっと最悪です。
メールは読んだらすぐ処理するのが基本です。
返信せずに保留しておくのは、返信メールを
書くのに時間がかかるとわかっているからです。
ですから、そのようなメールを処理する時間のない時に、
メールを見てはいけないということです。
これをするだけで、同じメールを何度も読んだりしないで
済む事になりますので、仕事時間が効率化されます。
そのためにはメールチェックの時間は決めておいた方がいいのです
そして、その時間にやることリストに入れておけば完璧です。
通常であれば、メールは時間を決めて１日２回程度。
忙しい人は1回でもいいかもです。
そして、メールを見たら１度で返信するなり、処理をする事。
返信したら削除が基本です。
もしくは、別フォルダにいれて保存です。
要は受信フォルダをメールチェックの時間に
空っぽにするのが基本です。
実際メールチェックを、１日２回にしても、
そんなに緊急に、すぐメールを返信しなければならない事なんて
めったにありませんから、全く問題ありません。
そんなの常識だよとも言われそうですが
まだメールの処理に時間がかかっている方は
是非お試しくださいね。
