お仕事でメールはよく使われますか？

携帯メールも便利ですが、特にPCのメール。

電話と違って、相手の都合を考えなくても24時間送れるし、
簡単に文章を修正できるし。
それに何通送ってもタダ。
本当に優れモノです。

発明してくれた人ありがとう！なんですが・・・

そんな普段何気なく使っている便利なメールですが
ビジネスで使う場合には気をつけなくては
ならない事が意外にあるんですよ。

今日はご自身が送っているメールについて
セルフチェックするきっかけにしていただければ嬉しいです。

・空白を大事にする。

私が普通の手紙と違って特に
気をつけているのが、改行です。

時々、びっしりと改行なく送られてくるメールや、
やたら横に長いメールなどがありますが、
どこの行を読んでいるか迷子になり
目がチカチカして、とても読みづらく感じます。

特にこのメルマガは、文のかたまりを一瞬でサラっと
見ただけで読めるようにと

1行は30文字位で2～3行書いては
1行空けるみたいなのが私的には読みやすいかな？
と思っているのですが、どうでしょうか？

本当ならもっと読みやすいように
2行位空けて空白を多くしたい所なんですが

読者様からのご指摘で
携帯で見るにはスクロールさせる量が多すぎて大変！
と言われ、それからは1行空けにしています。

まあ、これも年代や、人それぞれの感じ方に
多少の差はあるとは思うのですが。

どうやったら、受け手は読みやすいだろう？とは
いつも心がけています。

一般的なビジネスメールなら、30～40文字程度で折返し
3～4行で改行とかがセオリーのようです。

・次のアクションを明確に

それと、目的がよくわからないメールも
気をつけないといけません。

時々、私もお客様へのメールでついうっかり
やってしまうのですが
「ご確認ください」というシメ。

これ、相手が確認したらどうアクションすればいいのか？
というはっきりしないメールです。

例えば、確認して返事を下さいとか
そのまま何もしなくていいのか？

相手が、「ん？？」

と思わないようなメールを、本当なら送らなければ
いけません。

できれば、次のアクションを促すように
小さなボールを投げてあげるのがポイントです。

・漢字を少なく、やわらかい雰囲気に

そして、メールでは少し漢字の比率を下げる事に
気をつけると文章がやわらかくなります。

たとえば、
宜しくお願い致します。
を
よろしくお願いいたします。
とするとか・・・

有難うございます。
を
ありがとうございます。
とするなど。

漢字ばかりだと、かた苦しく感じがちです。
細かいですが

漢字とひらがなの適度なバランスが
とても読みやすいと思います。

・だんだん、距離を近くする会話を少し

ビジネスで、礼儀が重要なのはもちろんですが
何度メールやりとりしても、仕事の用件オンリーの
かた苦しい内容ばかりでは、相手とのず～と距離は遠いままです。

節度は保ちつつ、ホンの少しだけ仕事以外の話も入れて
1ミリでも距離を縮められたら最高なのですが
どうでしょう？

その為には、相手に興味をもって、普段からよくお話を聞いていなければ
書けませんが。

以上です。
どうですか？

私もお客様との仕事のやりとりに、
かなり頻繁にお世話になっていますので
メールがなくなってしまったら、本当に困ってしまいます。

せっかく送るメールが、受け手にとっても
気持ち良いものであるように、気をつけていきたいです。

あなたもメールを送る前に、
このメールは読みやすいか？
目的はわかるか？
などチェックしてから、送信ボタンを押してみて下さいね。