お仕事でメールはよく使われますか?
携帯メールも便利ですが、特にPCのメール。
電話と違って、相手の都合を考えなくても24時間送れるし、
簡単に文章を修正できるし。
それに何通送ってもタダ。
本当に優れモノです。
発明してくれた人ありがとう!なんですが・・・
そんな普段何気なく使っている便利なメールですが
ビジネスで使う場合には気をつけなくては
ならない事が意外にあるんですよ。
今日はご自身が送っているメールについて
セルフチェックするきっかけにしていただければ嬉しいです。
・空白を大事にする。
私が普通の手紙と違って特に
気をつけているのが、改行です。
時々、びっしりと改行なく送られてくるメールや、
やたら横に長いメールなどがありますが、
どこの行を読んでいるか迷子になり
目がチカチカして、とても読みづらく感じます。
特にこのメルマガは、文のかたまりを一瞬でサラっと
見ただけで読めるようにと
1行は30文字位で2~3行書いては
1行空けるみたいなのが私的には読みやすいかな?
と思っているのですが、どうでしょうか?
本当ならもっと読みやすいように
2行位空けて空白を多くしたい所なんですが
読者様からのご指摘で
携帯で見るにはスクロールさせる量が多すぎて大変!
と言われ、それからは1行空けにしています。
まあ、これも年代や、人それぞれの感じ方に
多少の差はあるとは思うのですが。
どうやったら、受け手は読みやすいだろう?とは
いつも心がけています。
一般的なビジネスメールなら、30~40文字程度で折返し
3~4行で改行とかがセオリーのようです。
・次のアクションを明確に
それと、目的がよくわからないメールも
気をつけないといけません。
時々、私もお客様へのメールでついうっかり
やってしまうのですが
「ご確認ください」というシメ。
これ、相手が確認したらどうアクションすればいいのか?
というはっきりしないメールです。
例えば、確認して返事を下さいとか
そのまま何もしなくていいのか?
相手が、「ん??」
と思わないようなメールを、本当なら送らなければ
いけません。
できれば、次のアクションを促すように
小さなボールを投げてあげるのがポイントです。
・漢字を少なく、やわらかい雰囲気に
そして、メールでは少し漢字の比率を下げる事に
気をつけると文章がやわらかくなります。
たとえば、
宜しくお願い致します。
を
よろしくお願いいたします。
とするとか・・・
有難うございます。
を
ありがとうございます。
とするなど。
漢字ばかりだと、かた苦しく感じがちです。
細かいですが
漢字とひらがなの適度なバランスが
とても読みやすいと思います。
・だんだん、距離を近くする会話を少し
ビジネスで、礼儀が重要なのはもちろんですが
何度メールやりとりしても、仕事の用件オンリーの
かた苦しい内容ばかりでは、相手とのず~と距離は遠いままです。
節度は保ちつつ、ホンの少しだけ仕事以外の話も入れて
1ミリでも距離を縮められたら最高なのですが
どうでしょう?
その為には、相手に興味をもって、普段からよくお話を聞いていな
書けませんが。
以上です。
どうですか?
私もお客様との仕事のやりとりに、
かなり頻繁にお世話になっていますので
メールがなくなってしまったら、本当に困ってしまいます。
せっかく送るメールが、受け手にとっても
気持ち良いものであるように、気をつけていきたいです。
あなたもメールを送る前に、
このメールは読みやすいか?
目的はわかるか?
などチェックしてから、送信ボタンを押してみて下さいね。