お仕事でメールはよく使われますか?

携帯メールも便利ですが、特にPCメール

電話と違って、相手都合を考えなくても24時間送れるし、
簡単に文章を修正できるし。
それに何通送ってもタダ。
本当に優れモノです。

発明してくれた人ありがとう!なんですが・・・

そんな普段何気なく使っている便利なメールですが
ビジネスで使う場合には気をつけなくては
ならない事が意外にあるんですよ。

今日はご自身が送っているメールについて
セルフチェックするきっかけにしていただければ嬉しいです。

・空白を大事にする。

私が普通手紙と違って特に
気をつけているが、改行です。

時々、びっしりと改行なく送られてくるメールや、
やたら横に長いメールなどがありますが、
どこ行を読んでいるか迷子になり
目がチカチカして、とても読みづらく感じます。

特にこメルマガは、文かたまりを一瞬でサラっと
見ただけで読めるようにと

1行は30文字位で2~3行書いては
1行空けるみたいなが私的には読みやすいかな?
と思っているですが、どうでしょうか?

本当ならもっと読みやすいように
2行位空けて空白を多くしたい所なんですが

読者様からご指摘で
携帯で見るにはスクロールさせる量が多すぎて大変!
と言われ、それからは1行空けにしています。

まあ、これも年代や、人それぞれ感じ方に
多少差はあるとは思うですが。

どうやったら、受け手は読みやすいだろう?とは
いつも心がけています。

一般的なビジネスメールなら、30~40文字程度で折返し
3~4行で改行とかがセオリーようです。

・次アクションを明確に

それと、目的がよくわからないメール
気をつけないといけません。

時々、私もお客様へメールでついうっかり
やってしまうですが
「ご確認ください」というシメ。

これ、相手が確認したらどうアクションすればいいか?
というはっきりしないメールです。

例えば、確認して返事を下さいとか
まま何もしなくていいか?

相手が、「ん??」

と思わないようなメールを、本当なら送らなければ
いけません。

できれば、次アクションを促すように
小さなボールを投げてあげるがポイントです。

・漢字を少なく、やわらかい雰囲気に

そして、メールでは少し漢字比率を下げる事に
気をつけると文章がやわらかくなります。

たとえば、
宜しくお願い致します。

よろしくお願いいたします。
とするとか・・・

有難うございます。

ありがとうございます。
とするなど。

漢字ばかりだと、かた苦しく感じがちです。
細かいですが

漢字とひらがな適度なバランスが
とても読みやすいと思います。

・だんだん、距離を近くする会話を少し

ビジネスで、礼儀が重要なはもちろんですが
何度メールやりとりしても、仕事用件オンリー
かた苦しい内容ばかりでは、相手とず~と距離は遠いままです。

節度は保ちつつ、ホン少しだけ仕事以外話も入れて
1ミリでも距離を縮められたら最高なですが
どうでしょう?

為には、相手に興味をもって、普段からよくお話を聞いていなければ
書けませんが。

以上です。
どうですか?

私もお客様と仕事やりとりに、
かなり頻繁にお世話になっています
メールがなくなってしまったら、本当に困ってしまいます。

せっかく送るメールが、受け手にとっても
気持ち良いもであるように、気をつけていきたいです。

あなたもメールを送る前に、
メールは読みやすいか?
目的はわかるか?
などチェックしてから、送信ボタンを押してみて下さいね。